Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

DEFINICJE

Pojęcia pisane wielką literą, a niezawarte w tabeli powyżej, powinny być interpretowane zgodnie z definicjami w Regulaminie.

1. PRZEDMIOT

1.1.W związku z wykonywaniem Umowy Użytkownik jako Administrator powierza Usługodawcy przetwarzanie Danych Osobowych w zakresie i w celu niezbędnym do wykonania Analizy Oferty oraz udostępnienia Raportu.

1.2.Powierzenie obejmuje wyłącznie Dane Osobowe zawarte w Dokumencie. Dane osobowe podawane przez Użytkownika w formularzach udostępnionych w Serwisie, w tym w Formularzu Konsultacji, Usługodawca przetwarza jako administrator, na zasadach określonych w Polityce prywatności i zgodnie z pkt 14.1. Regulaminu.

1.3.Celem przetwarzania jest wykonanie Analizy Oferty i udostępnienie Raportu. Przetwarzanie ma charakter zautomatyzowany i odbywa się wyłącznie w postaci elektronicznej.

1.4.Umowa Powierzenia zostaje zawarta z chwilą akceptacji Regulaminu i przesłania Dokumentu do Serwisu. Strony uznają, że wymóg formy, o którym mowa w art. 28 ust. 9 RODO, jest spełniony przez akceptację Regulaminu w postaci elektronicznej.

1.5.Użytkownik oświadcza, że jest administratorem Danych Osobowych albo że jest uprawniony do ich powierzenia na innej podstawie prawnej.

2. ZAKRES POWIERZONYCH DANYCH OSOBOWYCH

2.1.Zakres przetwarzania obejmuje Dane Osobowe, które Użytkownik zamieścił w Dokumencie, w szczególności: dane identyfikacyjne i kontaktowe osób wskazanych w ofercie (imię i nazwisko, stanowisko, służbowy adres poczty elektronicznej, służbowy numer telefonu), dane dotyczące zatrudnienia lub prowadzonej działalności gospodarczej, podpisy i parafy, wizerunek, jeżeli Dokument zawiera fotografie, oraz pozostałe dane odnoszące się do osób fizycznych zawarte w treści oferty.

2.2.Usługodawca przetwarza Dane Osobowe następujących kategorii osób: pracowników i współpracowników Użytkownika oraz osób go reprezentujących, a także klientów, kontrahentów i partnerów biznesowych Użytkownika, w tym potencjalnych, jeżeli ich dane zostały zamieszczone w Dokumencie.

2.3.Dane Osobowe są przetwarzane wyłącznie w postaci elektronicznej. Przetwarzanie obejmuje utrwalanie, przeglądanie, wykorzystywanie oraz usuwanie, w zakresie niezbędnym do wykonania Analizy Oferty i udostępnienia Raportu.

2.4.Powierzenie nie obejmuje danych osobowych, o których mowa w art. 9 i art. 10 RODO. Użytkownik zobowiązany jest nie zamieszczać takich danych w Dokumencie. Jeżeli Dokument będzie je zawierał, Usługodawca przetwarza je wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania Analizy Oferty i usuwa razem z Dokumentem.

3. ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

3.1.Powierzone dane osobowe będą przetwarzane zarówno na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego, jak i mogą być przetwarzane w państwach trzecich (w rozumieniu RODO). Dane transferowane do państw trzecich będą przetwarzane z zachowaniem wymogów rozdziału V RODO, w tym w szczególności z zastosowaniem standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską. Informację o państwach, do których Dane Osobowe mogą być przekazywane, oraz o zastosowanych zabezpieczeniach Usługodawca zamieszcza w Polityce prywatności.

3.2.Usługodawca przetwarza Dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika. W razie wątpliwości uznaje się, że Umowa także stanowi takie udokumentowane polecenie. Usługodawca niezwłocznie informuje Użytkownika, jeżeli jego zdaniem wydane mu polecenie stanowi naruszenie RODO lub innych przepisów Unii lub państwa członkowskiego o ochronie danych.

3.3.Usługodawca oświadcza, że - uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia - wdroży odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku, w tym między innymi w stoswnym przypadku zapewni:

a.pseudonimizację i szyfrowanie danych osobowych;

b.zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania;

c.zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego;

d.regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.

3.4.Usługodawca nada upoważnienia do przetwarzania danych osobowych wszelkim osobom, które otrzymają dostęp do powierzonych mu danych osobowych oraz zapewni, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy danych osobowych jak i sposobów ich zabezpieczenia, lub by podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy, a także aby osoby te zobowiązały się do przestrzegania przepisów RODO oraz regulacji krajowych wydanych w oparciu o nie.

3.5.Usługodawca niezwłocznie będzie informować Użytkownika o wszelkich problemach związanych z bezpieczeństwem przetwarzania danych i ewentualnych naruszeniach w tym zakresie.

3.6.Usługodawca zobowiązany jest poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne pomóc Użytkownikowi wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO.

3.7.Usługodawca zobowiązany jest, uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomóc Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO. W związku z prowadzonym przetwarzaniem danych osobowych Usługodawca zobowiązuje się prowadzić rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu Administratora oraz rejestr incydentów z należytą starannością i dbałością.

4. UPRAWNIENIA KONTROLNE

4.1.Usługodawca zobowiązuje się udostępnić Użytkownikowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa dotyczących ochrony danych osobowych oraz zobowiązuje się umożliwić Użytkownikowi lub audytorowi upoważnionemu przez Użytkownika przeprowadzenie audytów, w tym inspekcji, i przyczynia się do nich. Audyt może być przeprowadzany:

a.wyłącznie przez pisemnie upoważnionych przez Użytkownika pracowników lub działających na jego zlecenie przedstawicieli innych firm oraz pod warunkiem pisemnego zobowiązania ich do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w trakcie prowadzonych czynności audytowych;

b.wyłącznie w odniesieniu do powierzonych przez Użytkownika danych osobowych i wykorzystywanych do tego narzędzi, infrastruktury i procedur;

c.w sposób gwarantujący brak naruszenia innych obszarów działalności Usługodawcy (w tym w zakresie zasad współpracy z innymi podmiotami niż Użytkownik), informacji poufnych, zobowiązań umownych, informacji dotyczących współpracy Usługodawcy z innymi podmiotami;

d.pod warunkiem wcześniejszego powiadomienia Usługodawcy o planowanym audycie na co najmniej 14 dni roboczych przed planowanym terminem audytu.

4.2.Kontrola obejmuje wyłącznie kontrolę właściwej dokumentacji oraz prawo uzyskania niezbędnych wyjaśnień dotyczących realizacji postanowień Umowy Powierzenia.

5. CZAS TRWANIA UMOWY POWIERZENIA

5.1.Powierzenie przetwarzania danych dokonywane jest na czas trwania Umowy i ulega zakończeniu wraz z zakończeniem Umowy. Po zakończeniu Umowy Usługodawca, zależnie od decyzji Użytkownika, usuwa lub zwraca Użytkownikowi wszelkie Dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że jest uprawniony do ich dalszego przetwarzania jako Administrator.

6. PODPOWIERZENIE

6.1.Użytkownik wyraża Usługodawcy ogólną zgodę na korzystanie z usług innych podmiotów przetwarzających (dalej „Dalszy przetwarzający”). Usługodawca informuje Użytkownika o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia Dalszych przetwarzających, dając tym samym Użytkownikowi możliwość wyrażenia sprzeciwu wobec takich zmian. Jeżeli Użytkownik nie wniesie sprzeciwu w terminie 7 dni od doręczenia mu przez Usługodawcę zawiadomienia, o którym mowa powyżej, przyjmuje się, że Użytkownik wyraził zgodę na dalsze powierzenie danych osobowych przez Usługodawcę.

6.2.Usługodawca korzysta z usług jedynie tych Dalszych przetwarzających, którzy na mocy umowy lub innego aktu prawnego podlegają prawu Unii lub prawu państwa członkowskiego, oraz na których ciążą te same obowiązki ochrony danych, jak w umowie lub innym akcie prawnym między Użytkownikiem a Usługodawcą. W przypadku niewywiązywania się przez dalszego przetwarzającego z postanowień RODO lub zawartej umowy powierzenia odpowiedzialność w granicach Regulaminu wobec Użytkownika za działania dalszego przetwarzającego ponosi Usługodawca.

6.3.Niezależnie od trybu przewidzianego powyżej Użytkownik wyraża zgodę na dalsze powierzanie przez Usługodawcę Danych osobowych powierzonych Usługodawcy przez Użytkownika Dalszym przetwarzającym wymienionym w Załączniku nr 1 do Umowy Powierzenia.

6.4.Usługodawca korzysta w szczególności z usług dostawców infrastruktury teleinformatycznej oraz dostawców rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji. Aktualny wykaz Dalszych przetwarzających zawiera Załącznik nr 1 do Umowy Powierzenia, a kategorie odbiorców Usługodawca wskazuje również w Polityce prywatności.

7. PRZEPISY KRAJÓW SPOZA EUROPEJSKIEGO OBSZARU GOSPODARCZEGO

7.1.Strony potwierdzają, że Umowę Powierzenia stosuje się odpowiednio do wymogów prawa ochrony danych osobowych obowiązujących w krajach trzecich (tj. spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego) w zakresie, w jakim mają one zastosowanie do realizacji Umowy. Jeśli wystąpi taka potrzeba, Strony potwierdzają wzajemne zobowiązanie do podjęcia w dobrej wierze niezbędnych działań w celu dostosowania Umowy Powierzenia do wymogów prawnych krajów trzecich.

Lista załączników

1.Lista podprocesorów

Załącznik 1: Inne podmioty przetwarzające, którym Usługodawca będzie podpowierzał Dane osobowe powierzone przez Użytkownika